Es ist Sommer und damit auch Urlaubszeit. Nutzt du deinen Urlaub zum Entspannen oder bist du vielleicht froh, dass du jetzt endlich mal Zeit für dein Sidebusiness hast? Ich für meinen Teil bin ziemlich urlaubsreif und habe mir Gedanken dazu gemacht, wie ich möglichst ungestört in Urlaub fahren kann, ohne mein Business zu vernachlässigen oder Kunden zu verlieren.

Höre hier im Podcast, was ich mir dazu alles überlegt habe:

Was ist dein Mindset zum Thema Urlaub?

Ich dachte früher, dass Urlaub die beste Zeit ist, endlich mal neue Ideen zu entwickeln, mich stundenlang an die Arbeit zu setzen und in Ruhe mal herumprobieren. Endlich mal umsetzen und durcharbeiten. Heute habe ich eine Familie und eine kleine Tochter – und auch ich muss auch selbst mal Luft holen, etwas ganz anderes erleben und alles, was mein Business ist, hinter mir zu lassen. Aber das ist gar nicht so einfach.

Gerade in meiner Selbstständigkeit muss ich mich jetzt fragen, ob ich die ganzen Business-Themen mit in den Urlaub nehmen will oder ob ich endlich mal „frei“ haben möchte. Will ich zum Beispiel den Traffic mal auslagern? An wen könnte ich diese Aufgaben delegieren? Ich habe mich sehr viel mit diesen Fragen beschäftigt und eine Möglichkeit gesucht, wenigstens einen Urlaub im Jahr so „Business-frei“ zu bekommen.

Urlaub kann man planen

Wenn man seinen Urlaub richtig plant, kann man auch entspannt in Urlaub fahren. Aus meiner Angestellten-Zeit weiß ich, dass man als Angestellte arbeitet bis zum letzten Arbeitstag und dann entspannt in Urlaub fährt, weil ab dem ersten Urlaubstag ja dann die Kollegen die entsprechenden Arbeiten übernehmen. In der Selbstständigkeit sieht es ganz anders aus: Da steht man erst einmal alleine. Schließlich stehst du vor der Frage: Kann mich überhaupt jemand vertreten? Oder bin ich unersetzbar innerhalb meines eigenen Business?

Tatsächlich gibt es die Möglichkeit, sich vertreten zu lassen.

Dafür musst du allerdings deinen Urlaub frühzeitig planen. Ich habe also meinem kleinen Team rechtzeitig gesagt, wann meine Urlaubszeit geplant ist und sie in meine Pläne eingeweiht. Mit ihnen schaffe ich es, dass immer ein Ansprechpartner die laufende Kommunikation übernehmen kann. So eine Art Notversorgung.

Also im ersten Schritt planst du rechtzeitig deinen Urlaub und suchst dir Mitstreiter – so kannst du schon mal einen Teil deiner Arbeit delegieren.

Welche Aufgaben sollen weiterhin erledigt werden?

Im nächsten Schritt habe ich mir genau überlegt, welche Tätigkeiten unbedingt während meiner Abwesenheit aufrechterhalten werden sollen. Für mich im Bereich Social Media ist es relativ einfach, meine Kommunikation zu planen. Mithilfe von Automatisierung kann ich die Kommunikation nach außen aufrechterhalte. Zu dieser Entscheidung bin ich gekommen, indem ich mir meine Zielgruppe angesehen habe, die nicht nur aus Eltern besteht. Da Nicht-Eltern in den Sommermonaten häufig arbeiten, ist diese Entscheidung für mich plausibel.

Allerdings habe ich mich auch für einen Ferienmodus entschieden. Durch das Vorplanen kann ich nicht auf aktuelle Themen reagieren – doch das ist für mich das kleinere Übel.

Für den Fall, dass es mal Kommentare oder Fragen gibt, auf die ich eigentlich reagieren müsste, habe ich meiner freien Mitarbeiterin alle Zugänge gegeben, die sie zur Beantwortung benötigt. Sollte eine Frage nicht zu beantworten sein, kann sie mir diese Frage weiterleiten – und ich kann dann darauf antworten.

Welche Schnittstellen kannst du einbauen?

Mit meiner freien Mitarbeiterin habe ich besprochen, dass sie gewisse Routine-Arbeiten übernimmt, die wichtigen Fragen beantwortet, die sie beantworten kann. Außerdem soll sie mich informieren, wenn es einen Brandherd gibt, den sie nicht alleine löschen kann.

Dazu musste ich mir natürlich auch überlegen, welche Notsituationen denn entstehen könnten.

Bei mir sind es ein paar Kunden, mit denen ich aktuell zusammenarbeite und die könnten sich an meine freie Mitarbeiterin mit einem eventuellen Problem wenden. Tritt so eine Notsituation ein, kann ich für mich die Entscheidung treffen, ob ich direkt aus dem Urlaub das Problem bearbeite (wenn ich zum Beispiel W-Lan habe) oder ob ich einen vertrauensvollen Kollegen um seine Hilfe bitte.

Wie bereitest du deine Kunden auf deinen nahenden Urlaub vor?

Ich habe meine Kunden sowohl persönlich über meinen bevorstehenden Urlaub informiert und zusätzlich in meiner Email-Signatur einen deutlichen Hinweis auf meine Urlaubszeit eingefügt. So können sich meine Kunden sehr genau auf meinen Urlaub vorbereiten. Außerdem habe ich meine Kunden in eine Vertretungsregelung mit einer vertrauensvollen Kollegin eingeweiht. Diese würde im Ernstfall für mich einspringen und bekommt mit Einverständnis des Kunden alle Zugangsdaten. Die Kollegin ist im Groben über alle Kunden und Projekte informiert und bekommt im Notfall ein genaues Briefing von mir.

Richte unbedingt einen Abwesenheitsassistenten ein!

Damit alle, die mir eine Email schreiben, auch erfahren, dass ich gerade im Urlaub bin und nicht sofort antworten kann, richte ich einen Abwesenheitsassistenten ein. In ihm steht dann von wann bis wann ich im Urlaub bin, dass ich nicht sofort antworten kann, sondern nur in dringenden Angelegenheiten.

Bei dringenden Angelegenheiten können die Kunden und Interessenten an die Emailadresse meiner Assistentin eine Email schreiben. Sie überprüft die Anfrage, antwortet und leitet die Anfrage gegebenenfalls an mich weiter. Allerdings nicht an meine normale geschäftliche Adresse (denn sonst würde ich sofort alle meine Mails checken und das wäre nicht sehr urlaubsförderlich), sondern an eine andere spezielle Emailadresse.

In der Regel nutzen Kunden diese Möglichkeit eher selten, denn sie wollen zwar ihre Frage beantwortet wissen, können aber sehr gut entscheiden, welche Angelegenheiten wichtig und dringend sind und welche bis nach dem Urlaub warten können.

Auf diese Weise gewährleiste ich, dass die Kunden auch in meiner Abwesenheit dennoch gut betreut sind.

Tim Ferris beschreibt in seinem Buch „Die 4 Stunden-Woche“ ein ähnliches Modell. Er empfiehlt, seinen Kunden per Abwesenheitsassistenten mitzuteilen, dass man im Urlaub ist und sie bei wichtigen und dringenden Angelegenheiten, die gleiche Mail nochmal an die gleiche Emailadresse schicken, nur im Betreff mit dem Wort „dringend“ ergänzt. Diese Variante benötigt keine Assistentin, dafür jedoch etwas mehr Selbstbeherrschung auch nur die Emails zu lesen, die tatsächlich mit „dringend“ gekennzeichnet sind.

Urlaub als Shop-Betreiber

Auch als Shop-Besitzer kann man sich für Urlaub entscheiden und muss nicht um alles in der Welt den Shop offenhalten. Du kannst den Shop entweder in die Sommerpause schicken oder aber ihn mit halber Kraft betreiben. Wichtig ist die Transparenz, damit dein Kunde weiß, womit er rechnen kann. Deswegen musst du ihn auf deinem Shop auf jeden Fall informieren.

Das Gefühl, Geschäft zu verlieren, ist sicher berechtigt. Dennoch würde ein konsequentes Offenhalten deines Shops auch bedeuten, dass du nicht mehr in Urlaub fahren kannst und fortlaufend arbeiten müsstest.

Auch im Shop kannst du dir Vertretungen suchen, wie zum Beispiel einen Studenten oder freien Mitarbeiter, der dein Business vielleicht sogar schon kennt.

In diesem Zusammenhang noch ein Wort zu Amazon: Gerade bei Amazon ist es wichtig, Abwesenheitszeiten anzugeben. Amazons Kundenservice steht über allem, weswegen Amazon sehr rigide mit Verkäufern umgeht, die nicht innerhalb von kürzester Zeit reagieren. Im schlimmsten Fall sperrt Amazon die Käufer sogar auf Lebenszeit. Deswegen solltest du vor deinem Urlaub unbedingt eine Abwesenheitsnotiz bei Amazon hinterlegen.

Alles für einen beruhigten Urlaub

• Das Wichtigste am Urlauben ist, dass du dir klar darüber wirst, wie du Urlaub machen willst. Überlege dir, ob du im Urlaub arbeiten möchtest und wenn ja, wie viel du im Urlaub arbeiten willst.
• Informiere deine Kunden und Mitarbeiter rechtzeitig über deine Urlaubsplanung, damit auch sie sich darauf vorbereiten können.
• Überlege dir einen Workflow für deine Emails und wie du auf deine Emails antworten willst.
• Ziehe dir Kollegen und freie Mitarbeiter hinzu, um eine Vertretung im Notfall bereit zu stellen.

 

Und dann: Erhol dich im Urlaub! Viel Spaß und einen wundervollen Sommer!

Hast du weitere Tipps für einen erholsamen Urlaub als Sidepreneur? Dann kommentiere hier auf unserem Blog! Wir sind gespannt, wie du dein Sidebusiness organisierst!