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Podcast-Interview: Zeitmanagement mit Jesta Phoenix

Hast du dir schon einmal überlegt wie du deine Zeit einteilst? Hast du dir überlegt wie du Job, dein Side-Business, deine Familie und vielleicht sogar ein Hobby unter einen Hut bekommst?

Ich stelle mir diese Fragen häufig und suche immer nach guten Tipps. Das richtige System für mich habe ich noch nicht gefunden.

Heute haben wir eine Expertin für dich zum Thema Zeitmanagement: Jesta Phoenix von SLOW BUSINESS COACH

Höre jetzt das Interview mit Jesta und Dajana:

 

Hallo liebe Jesta!

Jesta: Hallo! Ich bin Slow Business Coach und arbeite vor allem mit Menschen, die nicht nur lieben wollen was sie tun, sondern auch wie sie das tun, egal in welchem Anstellungsverhältnis sie sich befinden.

Slow Business hört sich konträr zu dem Thema Zeitmanagement an …

Jesta: Ich habe den Begriff Slow-Business Coach gewählt, weil ich angelehnt an Slow-Travel und Slow-Food den Fokus auf Qualität statt Quantität setze. Gleiches gilt für die Arbeit: Kommt es wirklich darauf an, dass wir ganz viel schaffen oder geht es darum das Wichtige zu schaffen und das richtig und ganz? Darauf liegt mein Fokus. Indem wir viel Arbeit schaffen, können wir nicht zwangsläufig (finanziellen) Erfolg voraussetzen, denn es kommt eher darauf an das Richtige auf die richtige Art und Weise zu tun.

Das klingt nach dem Pareto-Prinzip, das sagt 20% das Richtige tun und 80% lieber lassen.

Jesta (lacht): Wenn man pauschal sagt „konzentriere dich auf das Wichtige, auf das Dringende“, kommen viele ins schwimmen. Es gibt die PhilosophInnen unter uns, die mit der Frage was das  Wichtige ist, einen ganzen Tag verbringen können.

Ich erlebe immer wieder wie Menschen den größten Stress nicht bedingt durch zu viel Arbeit haben, sondern durch ihre Bedenken, sie würden es nicht richtig machen.

Sie glauben, es gibt die EINE professionelle Art Zeitmanagement zu betreiben und sie würden hinterher hinken. Dann frage ich meinen Kunden, wie er denn vorgeht und wenn wir  seine Methode genauer unter die Lupe nehmen, liegt das meistens schon sehr nah an dem, was für ihn am besten funktioniert. Auch wenn es chaotisch ist, wenn es instinktiv immer neu entschieden wird, aber am Ende gute Arbeit herauskommt, dann ist es vollkommen in Ordnung. Also finde deinen Weg und frage nicht nur, wie macht man Zeitmanagement, sondern: Was passt für mich? Wie ist mein Arbeitsstil, mein Biorhythmus? Was ist meine Situation? Was lässt mich motiviert an meine Arbeit herangehen und nicht nur verwalten. Und was kann ich tun um immer dran zu bleiben?

Das klingt für mich komplexer als zu sagen, erfolgreiche Menschen stehen 6 Uhr morgens auf und arbeiten drei Stunden vor der Arbeit schon das Wichtigste ab.

Jesta: Ich weiß. Wenn ich in die Welt gehen würde und sage, ich hätte die Zeitmanagement-Methode – ich wäre um einiges reicher.

Zeitmanagement ist nicht nur eine Methode. Zeitmanagement ist immer persönlich.

Dann gilt es nicht nur zu gucken was für einen persönlich passt, sondern was funktioniert in meiner Arbeitssituation. Viele haben das Gefühl sie müssten sich nur richtig strukturieren und ihren vorgefertigten Plan einfach ablaufen – und wehe es kommt das Leben dazwischen! Wenn das Leben doch dazwischen kommt, denken sie, sie hätten falsch geplant. Es geht beim Planen nicht darum, die Zukunft voraus zu sagen. Planen ist nur dazu da uns auf die Situation vorzubereiten und die nächsten ersten Schritte zu wissen. Und wenn wir diese abgegangen sind, werden kleine Check-Ins gemacht, um Dinge anzupassen.

Ich glaube nicht an Disziplin

Ich denke das verwirrt viele. Wenn du ein „schlechtes“ Zeitmanagement hast, liegt es selten an fehlender Disziplin. Disziplin ist ein kurzer Kick, aber nichts Nachhaltiges. Man beißt sich mal durch und das ist gut so. Und es mag funktionieren, sein ganzes Leben lang das Gefühl zu haben, sich zwingen zu müssen, aber resultiert daraus auch unsere beste Arbeit? Wir brauchen immer auch Entspannung, da es das laterale Denken ist, bei dem uns Ideen kommen, wir komplexe Situationen erfassen können und Lösungen finden. Die Entspannung, motiviert und mit Enthusiasmus an Aufgaben zu gehen, tut nicht nur uns und unserer Arbeit gut, sondern wirkt sich auch länger aus.

Ich wusste schon, dass du von Disziplin nicht allzu viel hältst. Jetzt habe ich eine App, die nach dem Promodoro-Prinzip läuft. Wenn ich mich in einen Raum einschließe und arbeite, schaffe ich unglaublich viel! Leider passt das nicht oft in meinen Alltag. Welche Tipps gibst du, damit Leute trotzdem ihre Ziele erreichen?

Jesta: Was du beschreibst ist eine Art von Fokus. Natürlich brauchen wir den, um uns kurzfristig einfach nur zu konzentrieren. Die 25-Minuten-Blöcke, von denen du gesprochen hast, sind für kurzes, sehr konzentriertes Arbeiten. Solche Phasen sind natürlich ganz wichtig, aber Fokus ist ein „Sprinter“. Wenn „er“ weiß, er darf nach 25 Minuten auch wieder aufhören, hält er diese auch durch.  Ich empfehle 25 Minuten zum Beispiel um reinzukommen bei einem großen Projekt, wo man nicht gleich weiß wo man anfangen soll. Bei einem Projekt, das aus mehreren Bausteinen besteht, empfehle ich 90 Minuten.

Mir geht es so, dass ich oft so in die Arbeit eintauche, dass die 90 Minuten ganz schnell verstrichen sind und ich dann denke, nur noch kurz … Und dann rutsche ich völlig unterzuckert unter den Schreibtisch.

Jesta: Es ist okay, wenn du im Flow bist und deine Arbeit fließen lässt, schließlich ist es ein Unterschied sich zu zwingen. Dann brauchst du diese Methoden nicht mehr, denn sie sind nur Hilfsmittel. Wichtig ist natürlich auf sich zu achten. Wenn du weißt, dass du ein Sprinter bist, versorge dich vorher mit etwas zu Essen und zu Trinken oder bereite etwas vor, zu dem du zwischendurch greifen kannst. Und wichtig: Wenn du merkst, dass die Müdigkeit kommt, dann höre auf deinen Körper und höre wirklich auf!

Was rätst du den Leuten, die gestresst immer wieder feststellen, hinter ihrem „Plan“ her zu hinken, auch wenn sie sich kleinschrittige Ziele setzen?

Jesta: Wenn der Plan dir hilft und du damit gut arbeiten kannst, dann ist das super! Wenn er dir allerdings ständig ein schlechtes Gewissen gibt, dann ist dein Plan eher hinderlich und er entzieht dir Energie, die du eigentlich in deine Arbeit stecken könntest. Wenn wir uns einen Plan erstellen, bei dem wir über uns hinaus wachen müssen, dann fühlt es sich in dem Moment toll an. Aber im Kopf wissen wir meistens schon, dass es nie zu schaffen ist. Mit dem ständigen Gedanken zu arbeiten, nicht gut genug zu sein, machen wir uns kaputt. Wir sind nicht nur unfreundlich zu uns selbst, sondern es zieht Energie, die wir eigentlich in unsere Arbeit stecken könnten. Es ist für viele sehr schwer auszuhalten, sanfter mit sich zu sein und zu glauben, dass es unserer Arbeit hilft.

Ein Tipp: Setze dich mit deiner Aufgabe hin und gucke wie lange du dafür realistisch brauchst. Erst danach erstellst du deinen Plan.

Pläne anzupassen ist super. Aber mitunter sind wir länger mit dem Verwalten als ihrer Umsetzung beschäftigt.

Das klingt sehr anders, als wir es wahrscheinlich gewohnt sind. Ich persönlich rechne oft in Umsatz, denn wir alle wollen natürlich von unserer Arbeit leben können und dann überlege ich mir natürlich, ob ich auf Quantität setze oder „das Beste“ erarbeite. Was rätst du deinen Klienten, wenn sie das unsicher macht?

Jesta: Um ehrlich zu sein gehört diese Unsicherheit wohl zum Leben. Das Bedürfnis ständig alles unter Kontrolle zu haben, ist einfach nicht möglich. Wir leben mit einer Ungewissheit und müssen lernen diese auszuhalten und als „Normalzustand“ anzuerkennen. Manche brauchen einen bis ins kleinste Detail ausgeklügelten Plan, weil sie sich dadurch wohler fühlen. Und wenn es ihnen hilft dadurch konzentriert zu arbeiten ist das wunderbar. Wenn es allerdings Druck aufbaut und du mehr damit beschäftigt bist als mit dem Eigentlichen, lenkt es nur ab. Wenn du dem Inhalt deiner Arbeit nicht dein Bestes geben kannst, ist auch dein Umsatz entsprechend.

Wir kennen uns beide persönlich und ich weiß, dass du auch eine Familie mit zwei Kindern hast und aktuell viel zu tun mit Medienauftritten und Interviews. Wie fühlst du dich aktuell mit deinem Zeitmanagement?

Jesta: Mein Zeitmanagement hat sich über die Jahre verändert, es musste agiler werden aus genau den genannten Gründen.

Ich arbeite mittlerweile komplett ohne To Do Liste.

Jesta: Das im „Jetzt präsent sein“ funktioniert für mich am Besten und es beschert mir ein großes Gefühl von Freiheit. Ich habe es mir abgewöhnt, immer alles unter Kontrolle haben zu wollen und mir damit die größte Freiheit und Entspannung verschafft. Das klappt nicht immer. Es ist eine Richtung, in die ich gehe und bei der ich merke, dass sie mir und meiner Arbeit gut tut. Es gibt auch Morgen, an denen ich 4 Uhr aufwache und verzweifelt denke, ich habe keinen Plan. In diesem Moment lasse ich dieses Gefühl einfach zu und nach einer halben Stunde kann ich wieder einschlafen.

Ich habe nicht mehr das Bedürfnis, immer müsse alles perfekt sein. Ich habe ein viel größeres Bedürfnis nach einer inneren Ruhe. Das kommt nicht dadurch, dass ich alles im Griff habe, sondern weil ich so die Sicherheit habe, dass ich mich auf mich verlassen kann. Und so kann ich meiner Familie auch am besten Mama und Ehefrau sein, nämlich wenn es mir gut geht.

Wie gehst du mit den Anforderungen um, die dein Umfeld an dich stellt? Ich persönlich kämpfe immer um Zeit, die ich arbeiten kann, die ich mit meiner Familie sein- und die ich für mich nutzen kann.

Jesta: Der Schlüssel ist eine klare Kommunikation mit dem Partner. Meine Frau und ich machen das 50/50 und unterstützen uns in der Arbeit wie in der Kinderbetreuung. Für mich gehen meine Kinder immer vor. Wenn ich merke, dass es ihnen nicht gut geht, dann höre ich am Nachmittag auf zu arbeiten. Dieses Denken war ein Prozess und ist nicht über Nacht gekommen. Ich bin jemand, der sehr viel Nein zu anderen sagt und bin nicht unbedingt die beste Freundin, die beste Netzwerkerin, ich gehe kaum zu Abendveranstaltungen, was mich nicht unbedingt populär macht. Damit habe ich meinen Frieden gefunden und für jetzt ist es die beste Art für mich zu sein. Man muss immer wieder am Ball bleiben miteinander und sich auch fragen, was ist jetzt gerade wichtig.

Gerade wir Eltern, und gerade wir Frauen haben so viel zu beweisen in dieser Welt.

Wir müssen fünfmal so viel Beweisen, um den Respekt zu bekommen für das, was wir tun. Eine Sache, die mir jemand mit auf den Weg gegeben hat und die mir sehr geholfen hat war: Wir können alles haben, aber nicht unbedingt alles zur gleichen Zeit. Das hat mir unglaublich geholfen. Ich habe derzeit nicht so viel Zeit für mich selbst, wie ich gerne hätte, aber ich weiß in ein paar Jahren kommen meine Kinder in ein Alter, wo sie mehr Abstand wollen und ich genieße es jetzt noch.  Meine Top-Prioritäten sind meine Familie, meine freiberufliche Arbeit und meine Basisbedürfnisse, also genug schlafen, gut essen, ab und zu Bewegung und mindestens einmal in der Woche mit einer Freundin telefonieren.  Mindestens einmal im Monat möchte ich mich mit einer Freundin ausgiebig Zeit verbringen. Dieses Minimum wird sich später wieder erhöhen, wenn meine Kinder größer sind.

Ich weiß, dass du mindestens einmal im Monat einen Strategietag im Wald verbringst. Was hat es damit auf sich?

Jesta: Ich kann besser denken im Laufen unter freiem Himmel, weshalb ich auch einen Teil meines Business-Coaching im Wald beim „Walk-and-talk – Coaching“ anbiete.

Es denkt sich besser mit mehr Raum und der Strategietag ist dafür da einen Blick von außen zu entwickeln. Ich gehe meistens mit einer Frage oder einem Thema los, das ich mir in die Hosentasche stecke und gucke welche Gedanken mit kommen. Ich nehme mit meinem Handy eine Audiodatei auf und rede mich frei. Mitunter entstehen so Videos, Blog- und Podcast-Ideen. Es ist wie ein Treffen mit mir selbst. Ich plane den Tag nur sehr grob und komme ausnahmslos immer mit dicker Ausbeute wieder. Ich kann nur allen empfehlen, die ein bisschen outdoor-affin sind, sich so etwas zu gönnen. Es ist meine Geheimwaffe. Ich denke jeden Monat wenn ich loslaufe, dass ich eigentlich gar keine Zeit dafür habe und am Ende war es absolut gut so!

Ich danke dir von ganzen Herzen für die einmal ganz anderen Ansätze, aus dem „Hamsterrad“ auszusteigen und zu sagen, ich schaffe es, aber ich schaffe es auf meinem persönlichen Weg.

Wie organisierst du dein Zeitmanagement? Hast du dir Rituale zugelegt? Schreib uns in den Kommentaren, wie du mit der Menge an Anforderungen und Aufgaben als Sidepreneur umgehst!

Über den Autor

Dajana von Sidepreneur

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