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Organisationsstrukturen in virtuellen Teams: Ein Erfahrungsbericht

Einige erfolgreiche Firmen wie das WordPress-Team, Buffer, Zapier oder auch das deutsche Fastbill haben eines gemeinsam: Sie haben eine erfolgreiche dezentrale Organisation aufgebaut. Das heißt Arbeiten ohne festes Büro. Auch wir bei Kaufberater.io verzichten seit rund einem Jahr auf einen gemeinsamen Standort und arbeiten täglich daran, unsere Struktur und unsere Zusammenarbeit zu optimieren.

Bedeutet „zusammenarbeiten“ also nicht mehr zusammenzuarbeiten?

 

Nicht im klassischen Sinne jedenfalls. Daten-Sharing, online-Messenger und andere aktuelle Software machen es möglich, dass mittlerweile vor allem Tech-Firmen darauf verzichten, ein Bürogebäude anzumieten und mit ihren Mitarbeitern stattdessen einfach virtuell kommunizieren.

Das ermöglicht es gerade den kleinen StartUps, Mitarbeiter mit den richtigen Skills anzuwerben. IT-Spezialisten, Developer oder Marketing-Fachleute finden sich geballt in Großstädten. Für Firmen, die dort nicht vertreten sind, gestaltet sich die Suche nach passendem Personal oftmals schwierig. Diese lokalen Engpässe lassen sich dank dezentraler Strukturen umgehen.

Dass das klassische, durch die vielen Computer aufgeheizte, Großraumbüro gerade in der Tech-Branche an Bedeutung verliert, bietet neben der monetären Ersparnis für den Arbeitgeber auch dem Einzelnen zahlreiche Vorteile: Lange Arbeitswege sowie Ablenkungen durch Kollegen oder Telefone fallen weg, was das motivierte und konzentrierte Arbeiten erleichtert sowie viel Zeit sparen kann. Wichtig ist hier eine klare Zeiteinteilung für jeden Mitarbeiter sowie die Fähigkeit aller in einem dezentral organisierten Team, eigenverantwortlich die verteilten Aufgaben abzuarbeiten. Dies gewährleistet auch dann eine effiziente Zusammenarbeit, wenn die Kollegen über den Globus verteilt in unterschiedlichen Zeitzonen sitzen.

Doch wie genau läuft die interne Kommunikation nun ab? Die bereits erwähnten Messenger-Dienste stehen im Fokus. Statt einfach mal den Kollegen zu sich zu zitieren, um ihn etwas zu fragen, wird das schriftlich erledigt. Der Vorteil: Es wird nichts vergessen und wenn der andere gerade keine Zeit hat, kommt er eben später darauf zurück. Diskussionen über aktuelle Probleme, an denen alle beteiligt sind, bleiben besser nachvollziehbar und auch jene, die nicht dabei waren, können sich später alles durchlesen. Auf zusammenfassende Protokolle kann also meist verzichtet werden.

 

„Einsame Wölfe“ sind nicht gefragt

 

Doch aus all den Vorteilen können – gerade aufgrund der räumlichen Entfernung – auch Nachteile und Probleme entstehen. Dies gilt es zu verhindern. Silo-Denken sowie Bottlenecks sollen erst gar keine Rolle spielen. Das Team steht im Vordergrund, daher sind alle dazu angehalten, den Spagat zwischen „einsamer Arbeit“ im Home-Office und dem virtuellen Miteinander zu schaffen.

Die angesprochenen Bottlenecks treten gerne durch falsche beziehungsweise effiziente Aufgabenverteilung auf. Befinden sich die Kollegen nicht alle an einem Ort, ist es natürlich schwieriger, auf Ausfälle oder unvorhergesehene Unterbrechungen zu reagieren, Umverteilungen erfordern immer eine gewisse Vorlaufzeit. Essentielle Tasks müssen daher immer mindestens zwei Personen zugeordnet werden, die sich absprechen. So kann vermieden werden, dass die Organisation „stillsteht“, wenn ein wichtiger Mitarbeiter einmal krank ist. Soweit möglich, sollten sich auch in dezentral gestalteten Unternehmen die wichtigsten Leitpersonen auch regelmäßig „offline“ treffen, um Meilensteine und weitere Ziele gemeinsam abzustecken oder gegebenenfalls zu korrigieren.

Natürlich ist eine dezentrale Organisation nicht für alle Betriebe ein günstiges „Allheilmittel“. Je nach Branche und Art des Kundenkontakts kann ein realer Hauptsitz unerlässlich und ein virtuelles Büro ungeeignet sein.

 

Was für das dezentrale Arbeiten einfach unerlässlich ist

 

Auch wenn das dezentrale Modell gerade in Deutschland immer noch skeptisch gesehen wird – wir sind einfach ein Volk von „Überwachern“ – lässt sich dank moderner Technik doch mittlerweile besser nachvollziehen, wie solche Teams sich untereinander verständigen. Skype etwa ist ja auf vielen Computern vorinstalliert und wird privat auch von Millionen Nutzern verwendet. Nichts anderes machen wir auch bei Kaufberater.io. Wöchentliche Besprechungen laufen über diesen Video-Chat, bei großen Gruppen hat sich Zoom etabliert. Oftmals reicht auch nur der Ton, was die Übertragungen wesentlich verlässlicher macht. Ein anderer Dienst wäre auch Google Hangout, der sich für virtuelle Meetings anbietet.

Wie schon erwähnt, ist für die tagtägliche „Büro-Kommunikation“ ein Messenger zuständig, wir nutzen hierfür Slack. Es lassen sich mehrere Gruppen und in diesen wiederum Channel anlegen, in die jeweils Leute nach Bedarf eingeladen werden. So lässt sich jede beliebige Firmenhierarchie einfach abbilden. Slack kann man sowohl im Browser als auch als App ganz einfach unauffällig im Hintergrund laufen lassen und je nach Benachrichtigungseinstellung sieht man sofort, wenn jemand aus der Gruppe „ruft“. So angenehm wir über den Messenger „reden“ können, für Dateien bietet sich so ein Tool nicht an.

Daten-Sharing läuft am effizientesten über die Google G Suite, die Programme ersetzen somit das Office-Paket oder Open Office und man spart sich viele E-Mails sowie zahlreiche Kopien und Versionen ein und derselben Datei, wobei am Ende doch jeder den Überblick verliert. Real-Time-Updates ermöglichen es außerdem, dass auch mehrere Leute gleichzeitig die Dateien bearbeiten (nicht nur lesen!) und man gleich sieht, wenn jemand anderer noch im Sheet oder Doc ist. Apropos lesen: Auch die Zugriffs- und Bearbeitungsrechte lassen sich bequem einstellen, somit kommen nur die Personen an die Daten, die das auch dürfen.

Teilweise legen wir natürlich auch Dateien mit Zielen und Projekten auf dem G-Drive an, für das gezielte Management kurzfristiger und langfristiger Aufgaben nutzen wir aktuell aber Basecamp. Wie Slack als App oder im Browser nutzbar, bietet diese Oberfläche (übrigens auch von einem dezentralen Team kreiert) relativ selbsterklärend die Möglichkeit, ebenso eine Firmenhierarchie abzubilden, Teams zu formen und diesen sowie jedem einzelnen gezielt Tasks zuzuordnen, Deadlines inklusive. Eine Alternative wäre hier Asana, das recht ähnlich funktioniert.

 

Fazit

 

Mit den richtigen Tools, etwas Know-How und den passenden Mitarbeitern lässt sich also durchaus ein Unternehmen sehr gut und effizient führen, auch ganz ohne gemeinsames reales Büro. Natürlich sollte zuerst geprüft werden, ob das zur Branche passt beziehungsweise mit den geplanten Aufgaben und Arbeitsweisen vereinbar ist. Klappt das, stehen dem dezentralen Team alle Türen offen und somit wird auch „Arbeitsplatzwechsel“ gleich einmal neu interpretiert.

 

Über den Autor

Alexander Eser

Alexander Eser

Alexander Eser hat nach seinem Studium in Berlin, Oslo und Rotterdam das digitale Verbrauchermagazin Kaufberater.io dezentral mitgegründet. Kaufberater.io bietet Usern eine Plattform Produkte zu bewerten und sich über diese auszutauschen.

1 Kommentar

  • Die Google Suite benutze ich für Collaboratives Arbeiten auch sehr gerne. Auch Office 365 möchte ich mir zeitnah gerne anschauen, ich suche zeitweise noch professionellere Tools. In diesem Zusammenhang könnte man meiner Meinung nach auch Slack vorstellen.

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