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Buchhaltung: Interview mit Fabian Silberer von sevdesk

Buchhaltung leicht gemacht mit sevdesk

Höre hier das Interview mit Fabian: 

Wer lieber lesen statt hören möchte, hier entlang:

Juliane: Herzlich Willkommen zu einer neuen Episode des Sidepreneur-Podcasts. Es ist wieder Interviewzeit und heute wollen wir uns mit einem Thema beschäftigen, ein Thema und das unterstelle ich jetzt einfach einmal den meisten Sedepreneueren und Selbständigen, mit dem sie sich eher weniger beschäftigen möchten. Zu einem weil es Zeit kostet, zum anderen weil sie sich womöglich nicht so gut auskennen, wenn sie sich nicht gerade u.a. als Steuerberater selbständig machen. Es geht um das Thema Buchhaltung. Es ist ein wichtiges Thema. Denn jeder Selbständige muss sich früher oder später damit beschäftigen und ein paar Dinge können und verstehen. Deshalb habe ich mir Fabian Silberer in den Podcast eingeladen. Er wird sich gleich selbst vorstellen, wer er ist, was er macht und warum ich gerade mit ihm über dieses Thema sprechen will. Wie geht es dir?

Fabian: Ja hallo. Danke mir geht es gut. Ich bin Fabian Silberer, Gründer und einer der Geschäftsführer von sevDesk, einer Online-Buchhaltungssoftware für Selbständige und für kleine Unternehmen?

Juliane: Wo ist euer Firmensitz?

Fabian: Wir sitzen ziemlich weit weg von den typischen Startup-Metropolen wie München und Berlin, Hamburg etc. Wir sitzen in der Nähe von Karlsruhe in Offenburg und orientieren uns da auch ein bisschen an der Startup-Szene in Karlsruhe.

Juliane: Spannend. Ihr habt euch also darauf spezialisiert, Buchhaltung für Gründer einfach zu machen. Warum war euch das wichtig? Welche sind denn die typischen Hürden für Gründer, sich mit Buchhaltung zu beschäftigen?

Fabian: Wir haben damals während des Studiums gegründet, quasi auch nebenbei und hatten auch viele andere kleinere Projekte. Wir haben damals schon in unserer eigenen Selbständigkeit gemerkt, dass Buchhaltung ein Thema ist, das man nicht gerne macht und deshalb gerne schiebt. Dann bekommt man Fristen des Finanzamts und Deadlines vom Steuerberater gesetzt, in denen man die Buchhaltung zu erledigen hat. Das ist natürlich wichtig, diese Fristen im Blick zu haben und einzuhalten, aber man sollte als Gründer / Selbständiger auch immer wissen, wo man steht. Zum anderen haben wir während des Studiums für andere Gründer kleinere Projekte durchgeführt und u.a. ist ein kleines Fakturierungsprogramm entstanden, das war dann die Grundlage zu sevdesk zu entwicklen. Das hat sich dann weiter entwickelt. Am Anfang war es ein kleines Fakturierungsprogramm gekoppelt mit einer kleinen Kundenverwaltung und dann haben wir festgestellt, dass in der Buchhaltung noch viele Prozesse sehr alt sind und dass die Digitalisierung so viel vorantreibt. Überall werden Apps genutzt, aber die Buchhaltung ist noch sehr verstaubt. Viele Belege, die man erhält, werden noch ausgedruckt im Leitz-Ordner oder Schuhkarton gesammelt und dann einmal im Monat zum Steuerberater gebracht. Dort sitzt dann wieder jemand, der das alles noch einmal abtippt und erfässt. Das war der Moment in dem wir gesagt haben, das es so nicht weitergeht. Wir waren ja auch selbst betroffen. Da müssen wir etwas verändern. Und so haben wir Stück für Stück die Rechnungssoftware zu Buchhaltungssoftware gewandelt. Wir wollten aber kein klassisches Buchhaltungsprogramm entwickeln, in dem man dann die Kontennamen hin- und herschubst, denn wenn man nicht einen kaufmännischen Beruf erlernt oder BWL studiert hat, schreckt das total ab und ist total abstrakt. Wir wollten es ganz einfach gestalten, so dass es jeder versteht und jeder nutzen kann. Wir wollen, dass jeder eine gute Kontrolle über seine eigenen Finanzen hat. Das ist das, was viele eben am Anfang abschreckt und dann auch das Besteuerungssystem in Deutschland. Hier muss man viel beachten, Gewerbesteuer, Einnahmen- Überschuss-Rechnung, Anlage S und und und. Das ist am Anfang viel und auch bei einer einfachen Software muss man sich da ein bis zwei Stunden hinsetzen und sich einarbeiten. Aber dann kann man seine Buchhaltung schnell und einfach selbst erledigen.

Juliane: Habt ihr da am Anfang ein bisschen ein Gefühl dafür gehabt, wie viele Gründer ihre Buchhaltung am Anfang selbst machen? Machen es wirklich viele selbst oder geben es viele an ihren Steuerberater, den sie gerne dafür bezahlen, dass er ihnen die Buchhaltungsarbeit abnimmt?

Fabian: Grundsätzlich ist natürlich wichtig, dass man sich auf das konzentriert, was man richtig gut kann und die Dinge, die einem nicht so liegen, outsourct. Wenn man allerdings schon einmal gegründet hat und die ersten Hürden der Buchhaltung selbst genommen hat, dann macht es einfach Sinn, dass man die Buchhaltung selbst macht. Es verkürzt die Prozesse. Wenn man die Buchhaltung nicht selbst macht, kann es durchaus sein, dass sich Prozesse ziehen, weil auch der Steuerberater Zeit benötigt, um die Abläufe abzuschließen und dann weiß man unter Umständen erst nach zwei Monaten, wie der Monat gelaufen ist. Das ist meiner Meinung nach einfach nicht gut.
Ich denke, dass viele, die sich frisch selbständig machen und vorher noch nie selbständig waren und noch die Berührung mit Buchhaltung hatten, dass sie das gerne an einen Steuerberater rausgeben. Das ist auch gut, denn man muss am Anfang einfach auch viel beachten. Dann sehen wir aber auch, dass einige Stück für Stück zurückkommen und ihre Buchhaltung selbst machen wollen. Zum einen weil sie merken, dass es gar nicht so kompliziert ist und sie ohnehin schon sehr viel machen und sie der Steuerberater „nur“ in die richtige Richtung lenkt. Zum anderen weil der Steuerberater natürlich Geld kostet. Belege abzutippen, das haben viele Steuerberater noch nicht digitalisiert.

Juliane: Was wäre denn nun dein Tipp, wenn jemand selbständig ist oder sich gerade selbständig macht. Wie oft sollte man sich mit seiner Buchhaltung beschäftigen: einmal in der Woche? Einmal im Monat? Also wenn man gerade gestartet ist?

Fabian: Das hängt ein bisschen davon ab, wie viele Belege man hat und wie groß man starten möchte. Ich weiß es noch von damals aus meiner einfachen Selbständigkeit also während des Studiums. Da reichte es aus, die Buchhaltung einmal im Monat oder einmal im Quartal zu machen. Damals habe ich mich immer an der Umsatzsteuerfrist orientiert, die vom Finanzamt vorgegeben ist, also um die Umsatzsteuervoranmeldung abzugeben. Die war bei mir, glaube ich, quartalsweise und dann habe ich mich einmal im Quartal hingesetzt. Es waren nicht viele Belege damals, 10 oder 20, die ich dann entsprechend geordnet und ausgewertet habe. Dann wurde es ein wenig mehr und dann habe ich es monatlich gemacht, aber wöchentlich … Belege abheften und sortieren, das sollte man immer sofort machen, weil es einfach total nervig ist, wenn man diese später sucht. Das Suchen kostet das extrem viel Zeit. Deshalb die Regel, Belege sofort digitalisieren, wenn man schon digitale Prozesse hat. Wenn nicht, dann aber sofort abheften.

Belege sofort digitalisieren bzw. abheften

Und dann einmal im Quartal oder einmal im Monat die Auswertungen machen.

Juliane: Wenn ich die Buchhaltung nur quartalsweise mache, arbeitet eure Software dann so intuitiv, dass ich mich nicht jedes Mal wieder einarbeiten muss? Ich merke das beim Podcasten. Habe ich viele Podcast-Aufnahmen hintereinander, läuft alles sehr schnell. Lege ich eine längere Pause ein, dauert jeder Prozess wieder länger.

Fabian: Absolut. Das ist das, was wir uns auch auf die Fahne geschrieben haben und unsere Software, glaube ich, auch ausmacht. Wir wollen, dass sich der Kunde sofort in der Software zurecht findet. Bisher haben wir die Erfahrung gemacht, dass die Kunden sich schnell zurecht finden und keinen Guide zu Beginn benötigen. Wir bieten aber auch Support an. Wir haben auch Apps für IOS und Android. Sprich, wenn du tanken bist, kannst du sofort den Beleg fotografieren und er wird dann automatisch in sevdesk erfasst und wird dann auch komplett automatisiert verbucht. Man muss also nicht mehr viel tun, außer Belege zu sammeln. Zum Schluss dann einfach noch einmal die einzelnen Buchungen und die Belege gegenchecken.

Wir haben keine Buchungskonten, sondern Buchungskategorien. Das ist sehr einfach zu verstehen.

Juliane: Das ist dann auch alles d’accord mit den Vorschriften, die wir hier so in Deutschland haben?

Fabian: Ja genau. sevdesk macht im Hintergrund immer doppelte Buchführung, das ist ja eben auch das was notwendig ist für GmbHs und Kapitalgesellschaften wie uGs. Wir unterscheiden erst einmal nicht, ob es Einzelunternehmer sind oder Kapitalgesellschaften. Wir machen immer korrekte Buchführung aber Debitoren- und Kreditorenebene. Das ist das, was auf höchster Ebene verlangt wird. Das ist das, was am meisten Aufwand verursacht. Nur bei den Auswertungen hinten raus, da unterscheiden wir, ob der Kunde Einzelunternehmer oder GmbH ist. Weil der Einzelunternehmer macht ja in der Regel eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung, während die GmbH dem Handelsgesetz unterstellt ist, da muss dann eben eine formgerechte Gewinn- und Verlustrechnung und eine Bilanz erstellt werden.

Juliane: Eure Software ist also für jedermann, egal ob Einzelunternehmer oder Kapitalgesellschaft?

Fabian: Genau. Die laufende Buchführung auf jeden Fall. Sobald man eine Kapitalgesellschaft ist, ob nun GmbH oder uG dann braucht man immer einen Steuerberater, der am Jahresende einen Jahresabschluss macht. Das ist wichtig. Bei der GmbH gibt es auch steuerrechtlich einige Dinge, die man beachten muss und optimieren kann. Als Einzelunternehmer natürlich auch. Ein Steuerberater lohnt sich immer. Aber für die laufende Buchführung ist es uns schlussendlich egal, ob der Kunde ein Einzelunternehmer oder eine GmbH ist. Das Wichtige ist einfach, wenn ich Einzelunternehmer bin und eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung mache, dann kann ich mit sevdesk den kompletten Jahresabschluss machen: Ich kann die Einnahmen-Überschuss-Rechnung machen und kann diese dann direkt in die Steuererklärung übernehmen. Kann auch die Umsatzsteuervoranmeldung machen. Das kann man allerdings auch als GmbH machen. Wenn also alle Belege erfasst sind, kann man die Umsatzsteuervoranmeldung direkt aus sevdesk an das Finanzamt übermitteln, ohne dass man das nervige Elster nutzen muss. Wir sind als Softwareanbieter beim Finanzamt gelistet und dürfen das übermitteln. Man muss nur die Steuernummer eintragen.

Juliane: Erzähle mir noch ein bisschen über das Tool, gibt es eine Light-Version und eine Pro-Version oder wie läuft das bei euch?

Fabian: Ich wollte jetzt gar nicht so viel über das Tool erzählen, aber ja…

Juliane: Ja stimmt, wir hatten es anders abgesprochen, aber ich finde das jetzt selbst so interessant und möchte es jetzt einfach erfahren.

Fabian: Gerne. Also wir haben drei Pakete. Das Kleinste heißt „sevdesk Rechnung“ und kostet sieben Euro im Monat, dann gibt es noch die mittlere Variante „sevdesk Buchhaltung“ mit der man die komplette Buchhaltung abbilden kann und auch den Datev Export für den Steuerberater dabei hat. Der kostet 15,90 Euro im Monat. Dann habe wir noch eine große Variante für diejenigen, die mehr als zehn Benutzer brauchen und noch ein kleines Lager mitverwalten möchten, der zahlt 45,90 Euro im Monat.

 

 

Juliane: Ok. Danke für den Überblick. Ich habe mich ein bisschen auf eurer Website umgeschaut und habe gesehen, dass ihr auch eine Unterrubrik habt, die sich „Selbständig machen“ nennt. Dort bietet ihr ja unheimlich viele Informationen an für diejenigen, die sich selbständig machen wollen. Wie wichtig ist Contentmarketing für euch und die Unterstützung von Gründern?

Fabian: Das war für uns von Anfang an ein sehr wichtiges Thema, denn wir schlagen hier zwei Fliegen mit einer Klappe. Zum einen wollen wir unsere Leser und Kunden von Anfang an bei den anfänglichen Hürden unterstützen und helfen. Deshalb haben wir von Anfang an sehr in Content investiert. Zum einen weil wir natürlich anfangs auch kein riesengroßes Werbebudget hatten, zum anderen weil es das am Markt ist, was gut funktioniert. Wenn man da viel Fleiß reinsteckt und guten Content produziert, dann danken einem das auch die Nutzer. Deshalb haben wir angefangen, rund um das Thema Selbständig machen und rund um das Thema Buchhaltung, Finanzierung, Unternehmensgründung sehr viel aufzubauen und haben auch ein sehr umfangreiches Lexikon mit ich glaube, 800 bis 1000 Artikeln erstellt. Zum Thema Businessplan, Bankdarlehen haben wir viele Vorlagen und auch obwohl wir eine Rechnungssoftwaren sind, haben wir auch einfache Rechnungsvorlagen oder Vorlagen für Angebote, die wir zur Verfügung stellen. Wir erklären aber auch ganz viel: Was ist eine Bilanz? Was ist ein Bewirtungsbeleg?
Zum einen wollen wir unseren Lesern möglichst viel mit an die Hand für ihre Gründung geben. Zum anderen ist es für uns ein extrem guter Kanal, um Leute auf sevdesk aufmerksam zu machen. Wenn man Rechnungsvorlage googelt, dann kommen wir halt als Treffer. Das ist extrem gut, denn danach suchen viele. In unseren Artikel verweisen wir natürlich auch auf sevdesk. Dann haben wir auch noch unser Blog und da investieren wir auch extrem viel Zeit ins Schreiben und Recherchieren. Wir haben da ein kleines Content-Team gegründet. Es gibt jede Woche neue Blogbeiträge rund um das Thema Selbständigkeit. Außerdem haben wir auch einen You Tube Kanal mit Erklärvideos.

Juliane: Eure Website ist also eine gute Anlaufstelle, wenn man sich selbständig machen will.

Fabian: Genau. Es gibt einen Artikel, den wir auch regelmäßig updaten, der heißt „Selbständig und kein Plan von Buchhaltung – das musst du wissen“. Ein Artikel, der das Wichtigste beinhaltet, auch in Audio erhältlich ist und kurz und knackig aufbereitet ist.

Juliane: Sicherlich ein Dauerbrenner dieser Artikel. Denn wie wir ja eingangs schon sagten, gibt es wohl bestimmt beim Gründen die meisten Unsicherheiten in Sachen Buchhaltung, weil eben das Finanzamt auch dahinter steckt. Das bringt mich auf meine nächste Frage. Welche Tipps und Tricks kannst du aus deiner eigenen Erfahrung als Selbständiger anderen Selbständigen und SIdepreneuren mit auf den Weg geben? Deine drei wichtigsten Tipps?

Fabian: Das Wichtigste ist wirklich die Belege sauber zu sammeln. Das gehört ein wenig Disziplin dazu. Aber man kann sogar auch Belege, die man per E-Mail bekommt bei uns direkt an sevdesk weiterleiten und diese werden dann archiviert. Auch wichtig ist es, dass man die Fristen im Kopf hat, also zum einen die Umsatzsteueranmeldung zum 10. eines jeden Monats. Und zu guter Letzt die Steuererklärung natürlich zum 31. Mai, wenn man sie alleine macht oder zum 31.12. wenn man sie gemeinsam mit einem Steuerberater erstellt. Da haben wir auch einen kleinen Steuerkalender bei sevdesk. Diese Fristen sollte man einfach im Blick haben. Denn das Finanzamt ist bei der Umsatzsteuervoranmeldung im Besonderen nicht so spaßig und erinnert einen sofort.

Juliane: Erinnert eure Software den Nutzer an diese Termine oder muss ich mir diese woanders notieren?

Fabian: Bisher leider noch nicht, aber es kommt als Feature bei uns in den nächsten Wochen.

Juliane: Habt ihr einen Kundensupport? Wenn ja, ist der immer erreichbar?

Fabian: Wir bieten Support bei der laufenden Buchführung an und haben da auch eine Hotline, die tagüber die Fragen der User beantwortet. Wir haben in der Software auch einen Chat, natürlich auch per E-Mail oder Twitter, Facebook. Wir versuchen überall so schnell wie möglich zu antworten.

Juliane: Weil Sidepreneure ja auch am Wochenende oder auch spät abends arbeiten. Seid ihr da auch erreichbar?

Fabian: Leider nein. Wir sind von 9 bis 17 Uhr erreichbar, auch mal früher und auch ein wenig später. Aber nein, ansonsten müssten wir Schichtbetrieb einführen.

Juliane: Wunderbar. Ich danke dir für deine Zeit und deine Antworten und unser Gespräch. Du hast es ja vorhin schon angedeutet. Wir haben noch eine kleine Neuigkeit, denn sidepreneur und sevdesk werden zukünftig kooperieren und das bedeutet, dass wir unseren Lesern und Zuhörern, ein besonderes Angebot machen können: Wer sich für eines der sevdesk-Abos entscheidet und folgenden Code (am Artikel Ende!) nutzt, kann im ersten Jahr 50 % des Abo-Preises sparen. Das ist wirklich ein ganz tolles Angebot. Vielen Dank dafür.

So liebe Sidepreneure, wir hoffen, dass wir euch ein paar Fragen in Sachen Buchhaltung beantworten konnten und ein paar Tipps mitgeben konnten und euch ein bisschen die Angst nehmen, die Buchhaltung selbst in die Hand zu nehmen.

Einen schönen Tag für euch, viel Erfolg mit eurem Side-Business und auch ein bisschen Spaß mit eurer Buchhaltung. Fabian, möchtest du noch etwas zum Abschluss sagen?

Fabian: Ja, vielen Dank, dass ich heute Interviewpartner sein durfte. Und natürlich freuen wir uns über alle, die sich nebenberuflich selbständig machen. Ich weiß aus eigener Erfahrung, dass es nicht immer leicht ist, aber es ist ein super Weg nebenberuflich zu starten und nebenbei ein paar coole Projekte durchzuführen.

Juliane: Vielen Dank Fabian. Das ist ein super Schlusswort. In diesem Sinne macht es gut. Ciao.

Die von Fabian angesprochenen Artikel

Alle wichtigen Infos zur Selbstständigkeit – auf einen Blick

Selbstständig und kein Plan von Buchhaltung? DAS musst du wissen [+Infografik]

Wir haben auch ein besonderes Geschenk für alle Sidepreneure. Wer sevdesk testen möchte, kann im ersten Jahr mit folgendem Code 50 Prozent sparen: SDPRNRSVDSK

Fabian Silberer und sevdesk erreichst du so:

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Über den Autor

Juliane Benad

Juliane Benad

Juliane Benad ist Social Media Beraterin für KMU und Solopreneure. Als internationale Betriebswirtin mit Schwerpunkt Marketing war sie viele Jahre im Marketing eines Frankfurter Fachverlages tätig und hat hier maßgeblich die Social Media-Kanäle aufgebaut. Außerdem ist sie Chefredakteurin des Online-Magazins digital-media-manager.com.

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